С 18 ФЕВРАЛЯ 2020 ГОДА МЕНЯЮТСЯ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Актуализирован перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, в том числе по охране труда.

Минюстом зарегистрирован приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019.

Перечень включает в себя документы, которые образуются в результате деятельности организаций при выполнении однотипных управленческих функций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности: поэтому список могут использовать абсолютно все компании. Перечнем также определяются сроки хранения документации.

С 2020 года изменился срок хранения документов по бухгалтерскому, кадровому и налоговому учету. Некоторые документы нужно хранить дольше, а некоторые – меньше, чем было необходимо раньше.

Новый список был сокращен, теперь он содержит 657 позиций (ранее – 1 003), для упрощения работы с документом был составлен указатель: все виды документов представлены в алфавитном порядке.

Что касается хранения документов по охране труда – все осталось по-прежнему, всего их в перечне – 23, среди которых:

• отчеты по проведению СОУТ и документы к ним: необходимо хранить в компании 45 лет, отмечается, что при вредных и опасных условиях труда документы по СОУТ нужно хранить 50-75 лет;
• документы о расследовании и учете проф. заболеваний – 50-75 лет;
• документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет, однако документацию по крупному материальному ущербу или человеческим жертвам нужно хранить в организации постоянно;
• и другие.

Полный список документации со сроками хранения можете посмотреть в документе:

Согласно п. 12 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 (в ред. от 29.05.2017), новый документ вступит в силу после 10 дней со дня его официального опубликования – 18 февраля 2020 года.

Напоминаем, нужно внимательно отнестись к данной процедуре: нарушение порядка и сроков хранения учетных документов может повлечь административную ответственность (ст. 15.15.6 КоАП). Помимо этого, отсутствие документации – основание для привлечения к налоговой ответственности (ст. 120,122 и 126 НК РФ).